RÈGLEMENT INTÉRIEUR DE L’AVF DE
SAINTE MAXIME ET GOLFE
Préambule
L’objectif du règlement intérieur est de préciser de façon pratique les modalités de fonctionnement de l’association. Il devient un ensemble de références par rapport à l’organisation et au fonctionnement de l’association et de ses activités.
Le règlement intérieur complète les statuts de l’association.
Il est conseillé d’afficher les statuts et le règlement intérieur dans les locaux de l’AVF.
SOMMAIRE
2.4. REMBOURSEMENT DE FRAIS
ANNEXE AU REGLEMENT INTERIEUR : Dispositions relatives aux annulations d'activité
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1. OBJET - COMPOSITION
1.1 CONSTITUTION
Il est constitué entre les adhérents aux présents statuts et ceux qui y adhéreront ultérieurement, une association régie par la loi du 1er juillet 1901 modifiée, et ses textes d’application, ayant pour dénomination :
AVF SAINTE MAXIME ET GOLFE
Sa durée est illimitée.
1.2 APPARTENANCE AU RESEAU AVF
L'AVF Sainte Maxime et Golfe a signé la Charte du Réseau des AVF, s'engageant à conduire sa mission et à inscrire son action dans le cadre ainsi fixé, à contribuer au dynamisme du Réseau, et à en respecter les décisions collectives et les engagements qui en découlent.
L’AVF Sainte Maxime et Golfe qui a une gestion autonome et ses propres moyens d’action, adhère obligatoirement à l’Union Régionale des AVF (URAVF) de Provence-Alpes-Côte d'Azur-Corse, qui, elle-même, est adhérente de l’UNAVF.
Du fait de son appartenance au Réseau des AVF, l'AVF Sainte Maxime et Golfe s'engage à respecter toutes les obligations résultant de cette adhésion.
En conséquence, l’Union Nationale des AVF (UNAVF), agissant par délégation des Unions régionales du réseau,
- Concède l’utilisation de la marque AVF à l’AVF Sainte Maxime et Golfe en contrepartie du respect des engagements inscrits dans le «règlement fixant l’utilisation de la marque AVF», et de l’adhésion aux statuts proposés par le réseau.
- Autorise l'AVF Sainte Maxime et Golfe à prendre pour emblème le logo des AVF déposé par l’UNAVF à l’Institut National de la Propriété Industrielle
.
La perte de la qualité de membre du réseau AVF pour quelque raison que ce soit, entraîne automatiquement pour l’association AVF Sainte Maxime et Golfe l’interdiction d’utiliser la dénomination AVF ou Accueil des Villes Françaises (marque déposée) ou l’une quelconque de ses composantes, l’interdiction de reproduire ou de se référer pour tout ou partie aux statuts AVF, l'interdiction d'utiliser le logo des AVF et de se réclamer d’une façon quelconque de l’appartenance aux AVF.
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En conséquence, l’ex-association AVF Sainte Maxime et Golfe procède dans les plus brefs délais aux changements de ses statuts pour supprimer toute référence au nom et au réseau AVF.
1.3 OBJET ET MOYENS D'ACTION
Pour réaliser son objet, l’association pourra notamment, sans que cette liste soit limitative :
- Créer, mettre en œuvre, développer ou participer à des permanences d’accueil ouvertes à tous adhérents et non adhérents ;
- Mobiliser un large réseau de bénévoles dotés de profils permettant le fonctionnement de l’association ;
- Mobiliser des compétences externes dans des domaines complémentaires aux activités de l’association ;
- Créer, réaliser ou solliciter la réalisation d’enquêtes, de sondages, … ;
- Organiser et participer à toutes instances, groupes de travail, commissions, tables rondes… en lien avec son objet ; y nommer les représentants de son choix ;
- Mettre en place des actions de communication et de sensibilisation liées à l’objet de l’association et notamment administrer tout site Internet institutionnel AVF ;
- Elaborer et publier tout document et notamment tout support de communication (lettre, ouvrage, plaquettes, affiches, brochures, …) ;
- Organiser et participer à des congrès, journées nationales, conférences ou toute autre manifestation ;
- Elaborer des partenariats de toute nature avec tout organisme dont la collaboration pourrait lui être utile ;
- Recruter tout personnel pour la réalisation de son objet ;
- Offrir de manière permanente ou occasionnelle des produits à la vente ou des prestations de services entrant dans le cadre de son objet, ou susceptible de contribuer à sa réalisation.
1.4 SIEGE SOCIAL
Le siège social est fixé à :
Maison des Associations 4, rue Jean Corona 831200 Sainte- Maxime
Il pourra être transféré en tout autre lieu du territoire métropolitain par décision du conseil d’administration.
1.5 DISPOSITIONS FINANCIERES
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1.5.1. Cotisations
Les membres de l’association contribuent à la vie de celle-ci par le versement d’une cotisation dont le montant est fixé chaque année par l’assemblée générale sur proposition du conseil d’administration.
Une fois versées, les cotisations et contributions sont la propriété de l’association.
Lorsqu’il perd sa qualité de membre, ledit membre reste tenu au paiement des cotisations échues et de l’année en cours.
1.5.2. Ressources
Les ressources de l’association proviennent :
- Des cotisations annuelles des membres et de leurs éventuels apports
- Des subventions publiques
- Des dons manuels et aides privées que l’association peut recevoir
- Des dons des établissements d’utilité publique
- Des revenus de biens de valeurs de toute nature appartenant à l'association
- De recettes des manifestations exceptionnelles
Le cas échéant, des sommes perçues en contrepartie des biens vendus ou des prestations fournies
. De toute autre ressource non interdite par la loi et les règlements en vigueur.
1.5.3. Exercice social
1.5.3.1 Compte et documents annuels
Il est tenu une comptabilité en recettes et en dépenses établie selon les normes du plan comptable associatif et faisant apparaître annuellement un compte de résultat avec situation de trésorerie et, le cas échéant, un bilan et une ou plusieurs annexes.
Les comptes annuels sont tenus au siège social à la disposition de tous les membres, avec le rapport moral d’activités, le rapport financier, le rapport du membre désigné contrôleur aux comptes et le cas échéant, le rapport du commissaire aux comptes, pendant les quinze jours précédant la date de l’assemblée générale ordinaire appelée à statuer sur les comptes de l’exercice clos.
1.5.3.2 Contrôleur aux comptes
En tant que de besoin, l’assemblée générale ordinaire peut nommer un contrôleur aux comptes choisi, en dehors des membres du conseil d’administration (membre ou personne extérieure).
Le contrôleur aux comptes établit et présente, chaque année, à l’assemblée générale appelée à statuer sur les comptes de l’exercice clos, un rapport rendant compte de sa mission et certifiant la régularité des comptes examinés.
Le contrôleur aux comptes établit et présente, chaque année, à l’assemblée générale appelée à statuer sur les comptes de l’exercice clos, un rapport rendant compte de sa mission et certifiant la régularité des comptes examinés.
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1.5.3.3. Commissaire aux comptes
Le cas échéant, si elle en a l’obligation légale, l’assemblée générale désigne un commissaire aux comptes titulaire, et un commissaire aux comptes suppléant, inscrits sur la liste des commissaires aux comptes de la Compagnie Régionale des commissaires aux comptes.
1.6 Composition - Acquisition de la qualité de membre
L’agrément d’un membre d’honneur (ou bienfaiteur) est donné pour une année et est renouvelable par décision du conseil d’administration. Un membre agréé une année ne peut revendiquer aucun droit au renouvellement de son agrément.
1.7 Perte de la qualité de membre
Outre les cas prévus à l’article 7 des statuts, la qualité de membre de l'association se perd également de plein droit par l’arrivée au terme de la validité de l’agrément annuel du membre.
2. ADMINISTRATION ET FONCTIONNEMENT
2.1 Conseil d'administration
2.1.1 Composition
Le conseil d’administration sera composé d’un maximum de 21 administrateurs.
Les administrateurs sont élus par l’assemblée générale ordinaire pour un mandat de 3 ans renouvelable.
Scrutin individuel
Les candidats présentent leur candidature au Conseil d’administration au moins 15 jours avant l’assemblée générale élective. La liste des candidats est dressée par le conseil d’administration, le cas échéant complétée en séance. Chaque votant retient les candidats de son choix sans distinction ou hiérarchie.
Le dépouillement des bulletins de vote est réalisé par le secrétaire de séance.
Seront considérés comme nuls, tous bulletins ne comportant pas le nombre de noms correspondant au maximum au nombre de postes à pourvoir.
Seront considérés comme élus, les candidats ayant obtenu le plus grand nombre de voix en fonction du nombre de postes à pourvoir.
En cas d’un nombre de candidats égal au nombre de postes du Conseil d’administration à pourvoir, un vote à main levée est possible si l’assemblée est d’accord à l’unanimité. Le président de l’association le propose alors à l’assemblée générale qui l’acte à main levée.
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En cas de vacance pour quelque raison que ce soit, d’un ou plusieurs postes d’administrateur, le conseil d’administration peut pourvoir à leur remplacement par cooptation, ce qui concède à l'administrateur nommé, les mêmes pouvoirs que ceux attribués à la personne remplacée. Cette cooptation doit être ratifiée par la plus proche assemblée générale. Les administrateurs nommés à la suite de cette cooptation le seront pour un mandat de 3 ans .
Les fonctions d’administrateur cessent par :
-
- le terme du mandat
- le décès ou la dissolution
- la démission
- l’absence non excusée à 3 réunions consécutives du conseil d’administration
- la révocation par l’assemblée générale, laquelle peut intervenir ad nutum
- la dissolution de l’association
- la perte de la qualité de membre de l’association.
2.1.2. Pouvoirs du Conseil d'administration
Le conseil d’administration est investi des pouvoirs les plus étendus pour gérer, diriger et administrer l’association, sous réserve de ceux statutairement réservés à l’assemblée.
Le conseil d’administration est notamment compétent pour :
- définir le programme d’actions de l’association, et définir sa politique d’engagements
- définir la politique et les orientations générales de l’Association
- arrêter les grandes lignes d’actions de communication et de relations publiques
- agréer les personnes souhaitant être membres de l’Association
- prononcer l’exclusion des membres
- adopter, le règlement intérieur venant préciser les présents statuts, ainsi que les modifications à y apporter, sur proposition du bureau
- décider la création de commissions ou de comités internes dont les principes de composition, les missions et le fonctionnement sont précisés au règlement intérieur
- Approuver les rapports sur la gestion et sur la situation morale et financière de l’association comprenant le rapport annuel d’activité
- discuter et arrêter les comptes de l’exercice clos et proposer l’affectation du résultat à soumettre à l’approbation de l’assemblée générale
- arrêter le budget prévisionnel et ses modifications à soumettre à l’approbation de l’assemblée générale
- proposer le montant de la cotisation annuelle
- décider d’engager toute action judiciaire ou autre jugée utile à la défense des intérêts de l’association, sauf urgence
- fixer l’ordre du jour des assemblées ainsi que le texte des résolutions
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- autoriser, en dehors de la gestion courante, les acquisitions et cessions de biens mobiliers, les marchés, les baux et les contrats de location ainsi que les cautions et garanties accordées en son nom
- nommer et révoquer les membres du bureau
- contrôler l’exécution par les membres du bureau des fonctions qui leur incombent
- embaucher et licencier tous les salariés de l’association ; fixer leur rémunération, être chargé de tout ce qui concerne la gestion du personnel de l’association.
Le conseil d’administration peut déléguer ses pouvoirs au bureau ou à toute personne et notamment à un membre du bureau. Il peut, à tout moment, mettre fin aux dites délégations.
2.1.3. Convocation, réunions du conseil d’administration et décisions
Le conseil se réunit toutes les fois que cela est nécessaire, et au moins une fois par trimestre, à l’initiative du bureau et sur convocation du président, ou sur demande du tiers de ses membres. Dans ce cas, le président a l’obligation de convoquer le conseil d’administration dans les 15 jours calendaires.
La convocation aux réunions du conseil est effectuée par tous moyens y compris par courrier électronique et adressée aux administrateurs au moins 8 jours avant la date fixée pour la réunion sauf en cas d’urgence.
Les convocations contiennent l’ordre du jour de la réunion, établi par le président ou par le tiers des membres du conseil d’administration à l’initiative de la réunion.
Les administrateurs disposent, 5 jours avant chaque réunion, d’un dossier complet sur les points soumis à délibération.
La présence de la moitié au moins des administrateurs est nécessaire pour que le conseil d’administration puisse valablement délibérer. Toutefois si ce quorum n’est pas atteint, une 2ème réunion convoquée le même jour, dans les mêmes conditions et avec le même ordre du jour pourra délibérer valablement quel que soit le nombre des participants.
Les administrateurs empêchés peuvent se faire représenter par un autre administrateur, muni d’un pouvoir à cet effet. Chaque administrateur ne peut disposer que d’un pouvoir en plus du sien. Les pouvoirs en blanc adressés à l’association sont réputés approuver les résolutions proposées.
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Un administrateur absent peut exposer par écrit son avis sur les points prévus à l’ordre du jour.
Les décisions sont prises à la majorité des suffrages exprimés. Les abstentions ne sont pas comptabilisées comme suffrages exprimés, de même que les votes blancs ou nuls en cas de scrutin secret.
En cas de partage des voix, celle du président est prépondérante.
Le conseil d’administration peut entendre toute personne susceptible d’éclairer ses délibérations et notamment les bénévoles en charge d’activités d’accueil et d’animation ou encore les membres des commissions (s’ils n’ont pas par ailleurs la qualité d’administrateur).
Il est dressé un procès-verbal des réunions, signé par le président de séance et un administrateur.
En cas de nécessité, le président peut décider d’organiser la réunion du conseil en visioconférence ou de manière mixte en visioconférence et présentiel.
Dans ce cas, sont réputés présents, les administrateurs qui participent à la réunion par des moyens de visioconférence ou de télécommunication permettant leur identification et leur participation effective à une délibération collégiale. Ces moyens doivent satisfaire à des caractéristiques techniques permettant la retransmission continue et simultanée des délibérations.
En cas d’urgence, le président peut également consulter les membres du conseil d’administration par écrit et notamment par voie électronique.
Le vote à distance est alors prévu, dans des conditions propres à garantir la sincérité du scrutin et, le cas échéant, le secret du vote.
2.2 Bureau et ses membres
2.2.1. Bureau
2.2.1.1 Composition
L’élection des membres du bureau a lieu lors de chaque élection.
La durée du mandat des membres du bureau est de 3 ans.
Les membres sortants sont rééligibles.
2.2.1.2. Compétences
Le bureau assure collégialement la gestion courante de l’association et veille à la mise en œuvre des décisions du conseil d'administration et de l’assemblée générale.
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Il peut prendre toute décision nécessaire au bon fonctionnement de l’association dans l’intervalle de deux réunions du conseil d’administration sous réserve d’en rendre compte lors de la prochaine réunion du conseil d’administration.
En particulier, le bureau est compétent pour :
- Préparer le règlement intérieur et ses modifications à soumettre à l’approbation du conseil d’administration
- En cas d’urgence, décider d’engager toute action judiciaire ou autre action jugée utile à la défense des intérêts de l’association
Il est possible de confier davantage de pouvoirs au bureau, notamment parmi les pouvoirs confiés aux membres du conseil d’administration.
2.2.1.3. Fonctionnement
Le bureau se réunit aussi souvent que l’intérêt de l’association l’exige à l’initiative et sur convocation du président ou de l’un quelconque de ses membres. La convocation peut être faite par tous moyens, si possible 5 jours à l’avance.
L’ordre du jour est établi par le président ou le membre ayant adressé la convocation.
Lors de la création de l’AVF, un membre du bureau de l’URAVF est membre de droit du bureau local pour apporter conseil et soutien à la nouvelle équipe pendant une durée de 3 ans maximum.
2.2.2 Membres du bureau
2.2.2.1. Président
En complément des pouvoirs qui lui sont conférés en application des statuts, le président :
- est habilité à ouvrir et faire fonctionner, dans tous les établissements de crédit ou financiers, tout compte et tout livret d’épargne
- fixe l’ordre du jour du conseil d’administration sur proposition du bureau
- préside les réunions du bureau, du conseil d’administration et des assemblées générales
- veille à ce que les membres du Conseil d’administration disposent d’un dossier sur chacun des points soumis à la discussion des administrateurs et ce dans un délai de 5 jours précédant la réunion dudit conseil
2.2.2.2. Trésorier
Le trésorier assure la gestion financière de l’association. A ce titre, il est chargé :
- D’établir ou de faire établir sous son contrôle chaque année les comptes de l’association,
- De solliciter toute subvention,
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- De faire fonctionner, dans tout établissement de crédit ou financier, tout compte et tout livret d’épargne,
- De procéder à l’appel annuel des cotisations
- De procéder, sous le contrôle du président, au paiement des dépenses et à l’encaissement des recettes,
- D’établir ou faire établir sous son contrôle, lorsque c’est nécessaire, un compte d’emploi annuel des ressources collectées auprès du public
- D’établir ou faire établir sous son contrôle, le rapport financier
- D’établir ou faire établir sous son contrôle le budget prévisionnel annuel qui sera proposé en bureau, arrêté par le conseil d’administration puis approuvé par l’assemblée générale
- De tenir informés le bureau et le conseil d’administration de l’état des comptes, une fois par trimestre au minimum.
Il peut déléguer, avec l’accord du CA, ses pouvoirs à toute personne et notamment à un membre du Conseil d’administration de l’association, ainsi qu’à un salarié. Il peut, à tout moment, mettre fin aux dites délégations.
Le conseil d’administration peut désigner en son sein, un vice-président pour assister le président dans l’exercice de ses fonctions, et le remplacer en cas d'empêchement de ce dernier. Dans ce cas, ils deviennent membres du bureau et reçoivent des attributions spécifiques, temporaires ou permanentes, définies par le conseil d’administration.
2.2.2.4. Secrétaire général
Lorsqu’il existe, le secrétaire général veille au bon fonctionnement matériel, administratif et juridique de l’association. A ce titre, le secrétaire général :
- procède matériellement à la convocation du conseil d’administration et des assemblées générales
- établit ou fait établir sous son contrôle, les procès-verbaux des réunions des assemblées générales, du conseil d’administration et du bureau
- tient ou fait tenir sous son contrôle, les registres de l’association
- procède ou fait procéder sous son contrôle, aux déclarations à la préfecture, et aux publications au Journal Officiel, dans le respect des dispositions légales ou réglementaires.
En l’absence de secrétaire général, ces missions sont confiées au président ou à un autre administrateur.
2.2.2.5
Le conseil d’administration peut désigner en son sein, un ou plusieurs adjoints pour assister le président dans l’exercice de ses fonctions.
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Les membres des commissions qui peuvent être créées par décision du conseil d’administration sont choisis parmi les adhérents de l’association, par décision du conseil d’administration sur proposition du bureau, en fonction de leurs compétences. Le CA peut décider de faire appel à une personne qualifiée extérieure à l’association.
Les commissions de travail ou comités constituent des organes de réflexion, d’action et d’échanges d’expériences sur toutes questions se rapportant à leur objet. Il s’agit d’organes consultatifs.
Elles adressent toutes propositions et avis au conseil d’administration.
2.4. Remboursement des frais des membres du conseil d’administration
Les membres du conseil d’administration peuvent se voir rembourser leurs frais, sur présentation de justificatifs, étant précisé que l’absence de justificatifs entraîne le refus de remboursement.
Les remboursements de frais doivent faire l’objet d’une décision particulière du conseil d’administration pour toute somme supérieure à un montant déterminé par le conseil d’administration.
Les règles et barèmes de remboursement sont les suivants :
Indemnités kilométriques : 0.631€/km
Péage autoroutier : Sur justificatif
Voyage avion Classe économique : Sur justificatif
Voyage SNCF, seconde classe : sur justificatif
Frais de repas : Sur justificatif plafonné à 40 €
Remboursement d’achat ou de location de matériel : Sur justificatif
Des dérogations, avec autorisation préalable, pourront être accordées lors de circonstances exceptionnelles
En dehors de cette liste, la prise en charge doit faire l’objet d’une décision préalable du Conseil d’administration.
Ce barème pourra être réactualisé, chaque fois que de besoin à l’initiative du bureau
3 . ASSEMBLEES GENERALES
3.1 Dispositions communes
3.1.1 Composition
Les assemblées générales comprennent tous les membres de l’Association à jour de leur cotisation à la date d’envoi de la convocation de l’assemblée générale.
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3.1.2 Convocation et fonctionnement
3.1.2.1 Convocation
Les documents utiles aux délibérations sont tenus, au siège social, à la disposition des membres ayant voix délibérative au moins 15 jours avant l’ouverture de l’assemblée.
3.1.2.2. Modalités de réunions de l'Assemblée
L’assemblée générale ordinaire ou extraordinaire peut se réunir par des moyens de visioconférence ou de télécommunication permettant l’identification de ses membres et leur participation effective à une délibération collégiale. Ces moyens doivent satisfaire à des caractéristiques techniques permettant la retransmission continue et simultanée des délibérations.
Sont ainsi réputés présents, les membres qui participent à la réunion par de tels moyens.
L’assemblée générale peut également décider par consultation écrite et notamment par voie électronique ou par vote par correspondance.
Le vote à distance est alors prévu, dans des conditions propres à garantir la sincérité du scrutin et, le cas échéant, le secret du vote.
Les assemblées générales peuvent entendre toute personne susceptible d’éclairer leurs délibérations.
3.1.2.2 Bureau de l'Assemblée
L’assemblée est présidée par le Président du conseil d’administration ou, à défaut, par le vice-président, ou un président de séance.
L’assemblée désigne un secrétaire de séance chargé de rédiger le procès-verbal et le cas échéant deux scrutateurs chargés de comptabiliser les votes.
3.1.2.3 Déroulement de l'assemblée
Le président de séance expose les questions inscrites à l’ordre du jour et conduit les débats.
3.1.2.4. Votes
Les votes ont lieu à main levée sauf si le quart des membres sollicite un vote à bulletin secret.
Le vote par procuration est autorisé. Chaque membre actif dispose d’un droit de vote et peut détenir 3 pouvoirs au maximum en plus du sien.
Chaque membre peut se faire représenter par un membre de sa catégorie. Aucun membre ne peut se faire représenter par une personne non-membre de l’Association.
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Nonobstant cette règle, les pouvoirs en blanc adressés au siège de l’association sont présumés émettre un vote favorable aux propositions de délibérations présentées par le conseil d’administration.
3.1.2.6 Procès-verbaux
Les délibérations des assemblées générales sont constatées dans des procès-verbaux signés par le président et le secrétaire de séance.
3.2. Assemblée Générale ordinaire
3.2.1 Pouvoirs
L’assemblée générale ordinaire délibère sur toute question figurant à l’ordre du jour.
Outre les pouvoirs dont elle dispose en application des statuts, l'assemblée générale ordinaire nomme conformément à ses obligations légales un commissaire aux comptes titulaire et un suppléant, ou peut nommer le cas échéant un contrôleur aux comptes au sein de l’association. Elle entend, selon le cas, le rapport du contrôleur aux comptes de l’association ou du commissaire aux comptes.
Les assemblées générales ne peuvent statuer que sur les questions figurant à l’ordre du jour, à l’exception de la révocation des administrateurs qui peut être décidée «Ad nutum»
3.2.2. Quorum et majorité
L’assemblée générale ordinaire peut valablement délibérer quel que soit le nombre de membres présents ou représentés.
Les délibérations sont prises à la majorité des suffrages exprimés. Les abstentions ne sont pas comptabilisées comme suffrages exprimés, de même que les votes blancs ou nuls en cas de scrutin secret.
3.3. Assemblée Générale Extraordinaire
3.3.1. Pouvoirs
L’assemblée générale extraordinaire a compétence pour modifier les statuts dans la limite de son appartenance au réseau. Elle est également compétente pour décider la dissolution de l’association, sa fusion ou sa transformation. Elle est également compétente pour statuer sur la sortie du réseau AVF.
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D’une façon générale, elle a compétence pour prendre toutes décisions de nature à mettre en cause l’existence de l’association ou à porter atteinte à son objet essentiel.
Elle est convoquée chaque fois que nécessaire.
3.3.2 Quorum et majorité
Pour délibérer valablement, l'assemblée générale extraordinaire doit être composée du tiers au moins de ses membres présents et représentés
A défaut de quorum sur la 1ère convocation, l’assemblée est convoquée à nouveau sur le même ordre du jour. Lors de cette seconde réunion elle délibère valablement quel que soit le nombre de membres présents ou représentés.
Les délibérations de l'assemblée générale extraordinaire sont prises à la majorité des deux tiers des suffrages exprimés. Les abstentions ne sont pas comptabilisées comme suffrages exprimés, de même que les votes blancs ou nuls en cas de scrutin secret.
4. DISPOSITIONS DIVERSES
4.1 Adhésion à d'autres associations
L’association ne peut adhérer à une autre association que si celle-ci est sans appartenance politique ni confessionnelle et que ses objectifs complètent ou rejoignent les siens.
4.2 Dissolution
En cas de dissolution, l’assemblée générale extraordinaire désigne un ou plusieurs liquidateurs chargés des opérations de liquidation.
Le (ou les) liquidateur(s) est (sont) investi(s) des pouvoirs les plus étendus pour réaliser l’actif et acquitter le passif.
A la clôture des opérations de liquidation, dans l’hypothèse où un actif apparaît, cet actif sera attribué par l’assemblée générale à une association de son choix poursuivant un but analogue.
En aucun cas, les membres de l’association ne peuvent être désignés bénéficiaires de l’éventuel bonus de liquidation
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4.3. Règlement intérieur
Le présent règlement intérieur entrera en vigueur à compter de son adoption par le Conseil d’administration sur proposition du bureau et s’appliquera jusqu’à ce qu’il soit expressément remplacé par une nouvelle version sur décision du conseil d'administration de l’association sur proposition du bureau.
Le présent règlement intérieur est rédigé en conformité avec les statuts. Dans le cas contraire, ce sont bien les statuts de l’association qui priment.
4.4. Protection de la vie privée
Les coordonnées d’un adhérent ne peuvent être communiquées à des tiers sans autorisation expresse de l’intéressé et uniquement au sein du réseau AVF avec exclusion de tout usage commercial, religieux ou politique.
L’AVF s’engage à respecter les directives de la CNIL (commission nationale informatique et liberté) et plus généralement les dispositions législatives et réglementaires relatives à la protection des données personnelles et notamment le règlement général pour la protection des données (RGPD) UE 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 (RGPD).
REGLEMENT INTERIEUR APPROUVE PAR LE CONSEIL D’ADMINISTRATION LE 22/06/2022
ANNEXE AU REGLEMENT INTERIEUR
DISPOSITIONS RELATIVES AUX ANNULATIONS D'ACTIVITE
NOTE -2024/1- CONCERNANT LES ANNULATIONS D’ACTIVITES
Référence : procès-verbal du conseil d’administration du 14 décembre 2023
Cette note a pour but de fixer les conditions de remboursement des activités, d’aider les accueillantes lorsqu’elles reçoivent une demande de remboursement, de guider les responsables de voyages dans leur devoir d’information des adhérents lors des inscriptions aux voyages.
- Les types d’activités concernées
Les activités internes de l’AVF.
Les activités AVF en partie externalisées (exemple : sortie à Toulon pour assister aux ballets chinois).
Les activités AVF externalisées (voyages contractés individuellement auprès d’un voyagiste).
- Cas des activités internes AVF
ACTIVITES CONCERNEES : sorties journée et demi-journée, le bowling , les conférences, les soirées à thème ( détente, beaujolais, fin d’année)
LA REGLE:
- annulation 8 jours avant la date quelle que soit la raison, le remboursement est acquis.
- annulation pour raison médicale ou raison familiale grave ( accident, décès, hospitalisation), le remboursement est acquis.
CAS DES COUPLES
- s’il y a une liste d’attente : on rembourse les deux ;
- s’il n’y a pas de liste d’attente seul le malade est remboursé.
3. Cas des activités AVF en partie externalisées
Une partie de la sortie AVF comprend une prestation extérieure non remboursable.
En cas d’annulation, quelle qu’en soit la raison, il n’y aura pas de remboursement. Seule l’assurance personnelle de l’adhérent (s’il en a une et si les conditions sont remplies le pourrait) .
Le remboursement ne pourrait avoir lieu que s’il existe une liste d’attente.
5. Cas des activités externalisées
Par activités externalisées, il faut entendre que l’activité fait l’objet d’un contrat individuel entre l’adhérent et le prestataire de l’activité (voyagiste par exemple).
Ce sont donc les clauses du contrat qui détermineront les conditions et les modalités de remboursement.
Il y a souvent des prestations non remboursables soit dès la signature soit à partir d’une certaine date (ex : billet d’avion, spectacle)
Concernant les parties non remboursables, deux cas sont possibles :
- La renonciation est volontaire, la partie non remboursable n’est pas remboursée.
- La renonciation est non volontaire (maladie ou autre) la partie non remboursable pourrait éventuellement être remboursée par l’assurance personnelle de l’adhérent si les conditions sont réunies.
Comme pour les activités partiellement externalisées le remboursement pourrait être effectué que s’il y a une liste d’attente et seulement si le contrat signé avec le voyagiste par l’adhérent le permet ( cas des billets d’avion qui sont nominatifs)
Cette note constitue une directive pour la responsable de l’accueil qui en explicitera les termes aux accueillantes.
Cette note constitue une directive aux responsables de voyages qui auront un devoir d’information auprès des adhérents lors de la présentation d’un voyage.
Sainte-Maxime, le
André DIAS, président
Destinataires :
- Accueil
- Responsables des voyages
- Dossier RI bureau